TUGAS dan TANGGUNG JAWAB SEORANG RESEPSIONIS



1. Menjadi Sumber Informasi (Information Centre) RC
Sasing bagi calon anggota ataupun umum.

2. Bertanggungjawab terhadap terhadap pelayanan Satu
Pintu RC setiap hari kerja yang berpusat pada Komputer Server dan tidak
meninggalkan komputer tersebut dalam keadaan bebas akses / accessible.

3. Menerima dan memproses pendaftaran anggota baru
RC dengan cara:

a. Mengecek kelengkapan berkas pendaftaran
keanggotaan calon anggota baru, berupa:

i. Surat Rekomendasi dari Ketua ESA (Asli)

ii. Slip Setoran Uang Pendaftaran (Rp.15.000,-) dan
Paket Pemula RC (Rp.20.000,-)

iii. Fotokopi Slip Setoran Uang Pendaftaran dan Paket
Pemula RC

iv. Formulir Pendaftaran Anggota RC Sasing (diisi
lengkap)

b. Jika semua berkas sudah lengkap diserahkan, Resepsionis
langsung menstempel dan menandatangani Fotokopi Slip Setoran Uang Pendaftaran
dan Paket Pemula RC untuk dibawa oleh anggota yang bersangkutan sebagai tanda
telah terdaftar sebagai anggota RC.

c. Melengkapi Formulir Pendaftaran Anggota RC
Sasing dan mengisikan data anggota bersangkutan ke file Membership Database dan
Data Anggota RC Sasing.

d. Setiap hari Rabu, Resepsionis kemudian mengambil
gambar/foto anggota baru dan diisikan ke dalam Folder Member Pictures dan file Membership
Database.

e. Mengisikan data anggota baru ke, mencetak, dan
memberikan RC Membership Card / Kartu Anggota RC Sasing kepada Anggota
Baru.

4. Menerima dan memproses permintaan peminjaman baca
koleksi pustaka Khaidir Anwar Memorial Library dengan cara:

a. Meminta pengunjung mengisi Buku Tamu Pustaka
Khaidir Anwar

b. Mengkonfirmasi ketersediaan item yang dicari
dari Database Pustaka.

c. Jika ada, menginformasikan Operator untuk
mencari item yang dimaksud.

d. Memberikan item dimaksud kepada pengunjung dan
mempersilahkan pengunjung untuk membacanya di ruang baca RC.

e. Mengawasi, menerima kembali item yang dipinjam dan
menvalidasi aktifitas peminjaman dengan mengisi checklist di file Buku Tamu
Pustaka.

f. Jika pengunjung ingin menfotokopi item tersebut
dan jika item dimaksud boleh untuk difotokopi, Resepsionis akan mengisikan data
permintaan tersebut ke dalam Buku Tamu Pustaka dan meminta pengunjung untuk
menjemput bahan yang telah fotokopi satu atau dua hari kemudian.

g. Untuk biaya fotokopi koleksi pustaka mulai dari
Rp 5000,- keatas, pengunjung diminta untuk menyetorkan biaya tersebut ke
rekening Resouce Centre di BPD kantor kas Unand

5. Menerima dan memproses permintaan Bebas
RC/Pustaka Jurusan (RC Clearance) dengan cara:

a. HANYA
menerima permohonan RC Clearance yang sudah memenuhi semua persyaratan.

b. Memastikan anggota pemohon sudah menyelesaikan
segala urusan dan utang piutang yang berkaitan dengan RC dengan mengecek track
record kegiatan anggota pemohon di file Membership Database dan Buku Tamu
Pustaka.

c. Jika sudah bersih (clear), mengisikan
nama dan nomor BP anggota bersangkutan ke dalam formulir Permintaan Bebas RC
(RC Clearance) untuk kemudian diletakkan ke meja Koordinator RC.

d. Setelah menerima SK RC Clearance dari
Koordinator, memberikan satu rangkap kepada anggota termohon dan menyimpan satu
rangkap lagi ke dalam file cabinet khusus RC Clearance.

6. Melayani permintaan akses komputer dengan cara:

a. Jika yang bersangkutan bukan anggota atau belum
membeli paket akses Komputer RC, menjelaskan mengenai keanggotaan dan berbagai
akses paket yang ditawarkan RC serta meminta calon pengguna melalui prosedur
registrasi dan pembelian paket akses terlebih dahulu.

b. Mempersiapkan List of Computer Bookings bagi
anggota yang ingin memesan penggunaan komputer terlebih dahulu pada jam/waktu
tertentu.

c. Jika pengguna adalah anggota yang sudah diberi
akun sendiri oleh Koordinator dan waktunya bukan waktu yang telah dipesan
sebelumnya oleh pengguna lain, meminta pengguna untuk mengisi Buku Pengguna
Komputer RC dan mempersilahkan anggota pengguna untuk login dengan
akunnya sendiri.

d. Jika terjadi antrian atau jika waktu yang telah
dipesan oleh seorang anggota lain sebelumnya telah tiba, memperingatkan pengguna
dengan waktu terlama (minimal 1 jam) untuk logout dalam waktu maksimal 5 menit
atau, jika masih belum, menutup akses pengguna terlama tersebut.

e. Menvalidasi penggunan komputer dengan mengisikan
waktu keluar anggota pengguna pada Buku Pengguna Komputer.

7. Menerima permintaan akses printing pengguna
komputer dengan cara:

a. Memberikan kertas sejumlah permintaan si
pengguna sesuai dengan alokasi akses printingnya. Untuk memastikan alokasi dan
jumlah sisa akses printing, Resepsionis bisa melihatnya dari track record
anggota bersangkutan dari file Buku Pengguna Komputer RC atau Membership
Database.

b. Mengecek hasil printing dan menuliskannya dalam
file Buku Pengguna Komputer RC.

c. Memberitahu jumlah sisa akses printing yang
dimiliki anggota pengguna.