Tugas Softskills 1

        1. Pengertian Manajemen 

            *Definisi Manajemen 

Istilah manajemen memiliki berbagai pengertian. Secara universal manajemen adalah penggunaan sumberdaya organisasi utk mencapai sasaran dan kinerja yg tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non profit.
 Definisi  manajemen yg dikemukakan  oleh Daft (2003:4) sebagai berikut: “Management is the attainment of organizational goals in an effective and efficient manner through planning organizing leading and controlling organizational resources”. Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi dgn cara yg efektif dan efisien lewat perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumberdaya organisasi.

Plunket dkk.(2005:5) mendefinisikan manajemen sebagai “One or more managers individually and collectively setting and achieving goals by exercising related functions (planning organizing staffing leading and controlling) and coordinating various resources (information materials money and people)”. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan satu atau lebih manajer yg secara individu maupun bersama-sama menyusun dan mencapai tujuan organisasi dgn melakukan fungsi-fungsi terkait (perencanaan pengorgnisasian penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai sumber daya (informasi material uang dan orang).

 *Manajemen sebagai ilmu dan seni

Manajemen itu perpaduan antara ilmu dan seni

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Manajemen dipandang dari berbagai perpektif yang ada, mempunyai dasar yang kuat yang tidak terlepas dari perpaduan antara ilmu dan seni.

Manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang lain. Intinya bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.Seni dalam manajemen yaitu membentuk manusia menjadi lebih efektif dari yang sudah dan sedang mereka lakukan tanpa anda. Ilmu adalah pada bagaimana anda melakukannya, yaitu : planning, organizing, directing dan monitoring. Sehingga manajemen sebagai ilmu adalah melihat bagaimana manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip manajemen,dan telah di organisasi menjadi teori. Dimana seorang manajer mempelajari terlebih dahulu tujuannya lalu diproses olehnya dengan keahliannya,setelah menjadi sebuah teori,lalu di buat penetapan tenaga kerja pengarah dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan. 

2. Manajemen dan Manajer 

           *Tingkatan Manajemen

            Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Menetaplan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional organisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya. Jadi, manajer tingkat atas memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu. Informasi dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik, yang penting berupa informasi global dari seluruh transaksi yang terjadi.

2.        Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Jadi, manajer tingkat menengah memerlukan informasi berdasarkan divisinya. Khusus untuk departemen persedian barang, majer membutuhkan informasi rinci tentang produk yang laris, sehingga dapat dibuat perencanaan yang matang untuk menjamin persedian produk tersebut.

3.        Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. Jadi manajer tingkat ini membutuhkan informasi rinci dari pergerakan setiap transaksi agar dapat melakukan control terhadap proses tersebut.

           *Fungsi-fungsi Manajemen

para ahli manajemen tersebut, dapat disimpulkan bahwa ada lima fungsi manajemen sebagai berikut :

1. Perencanaan
   Perencanaan merupakan pemikiran awal tentang langkah-langkah yang akan dilakukan agar mencapai perusahaan-perusahaan. Rencana-rencana ini dibutuhkan untuk memberikan dasar kepada perusahaan tentang tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pengorganisasian
   Pengorganisasian adalah usaha yang dilakukan untuk dapat menciptakan hubungan kerja antar personal dalam organisasi . perusahaan agar mereka dapat bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan
3. Pengisian Jabatan
   Pengisian jabatan (staffing) adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan serta orientasi pada karyawan di lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
4. Pengarahan
   Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberikan pengarahan, bimbingan dan perintah kepada bawahan (karyawan) untuk melakukan pekerjaan seperti yang dikehendaki.
5. Pengawasan
   Pengawasan adalah kegiatan menemukan dan menerapkan cara / peralatan guna mengetahui bahwa rencana yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

           *Keterampilan-keterampilan Manajerial

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
   Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
   Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
   Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

       3. Evolusi Teori Manajemen

           *Teori Manajemen Klasik

               

Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu :
1. Robert Owen (1771 1858)

Dimulai pada awal tahun 1800-an sebagai Mnajer Pabrik Pemintalan Kapas di New Lanark, Skotlandia. Robert Owen mencurahkan perhatiannya pada penggunaan faktor produksi mesin dan faktor produksi tenaga kerja. Dari hasil pengamatannya disimpulkan bahwa, bilamana terhadap mesin diadakan suatu perawatan yang baik akan memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian pula halnya pada tenaga kerja, apabila tenaga kerja dipelihara dan dirawat (dalam arti adanya perhatian baik kompensasi, kesehatan, tunjangan dan lain sebagainya) oleh pimpinan perusahaan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. Selanjutnya dikatakan bahwa kuantitas dan kualitas hasil pekerjaan dipengaruhi oleh situasi ekstern dan intern dari pekerjaan. Atas hasil penelitiannya Robert Owen dikenal sebagai Bapak Manajemen Personalia.

2. Charles Babbage (1792 1871)

Charles Babbage adalah seorang Profesor Matematika dari Inggris yang menaruh perhatian dan minat pada bidang manajemen. Dia dipercaya bahwa aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga kerja menurunkan biaya, karena pekerjaan-pekerjaan dilakukan secara efektif dan efisien. Dia menganjurkan agar para manajer bertukar pengalaman dan dalam penerapan prinsip-prinsip manajemen. Pembagian kerja (devision of labour), mempunyai beberapa keunggulan, yaitu :

1.      Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru.

2.       Banyaknya waktu yang terbuang bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain akan menghambat kemajuan dan ketrampilan pekerja, untuk itu diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.

3.       Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja terus menerus dalam tugasnya.

4.      Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat-alatnya karena perhatiannya pada itu-itu saja.

Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara para pekerja dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.

             *Teori Manajemen Perilaku

Pencitraan Pribadi

Berbicara pencitraan tak lepas dari preposisi seseorang atau organisasi terhadap citranya dimata public sehingga melahirkan sebuah respon positif. Begitu juga akselerasi public terhadap pribadi selalu dapat dilihat dari sejauhmana menampilkan kesan positif yang bisa membangun tingkat kepercayaan terhadap pigur pribadi atau branch image sebuah organisasi.

Masalahnya sering kali terjadi kalau citra membangkitkan kepura-puraan kita terhadap public. Sehingga seolah anda melakukan sesuatu bukan diri kita tapi polesan lipstick. Apa yang kita lakukan hampir sama dengan apa yang kita pikirkan. Anda akan terlihat percaya diri ketika anda berpikir bahwa diri anda pantas untuk memiliki citra anda sehingga ketika anda masuk kesebuah butik atau restoran anda pikirkan tentang jenis pelayanan yang anda terima, cara orang lain menatap anda dengan respect dan segalanya Nampak tepat pada tempatnya bagi anda.

Itulah pemposisian citra anda terlihat akan kuat tapi tidak mencerminkan kearoganan dan kemunafikan didalamnya tapi didalam ada ketulusan hati untuk berprilaku sehingga semua orang akan menangkap citra anda secara positif karena memang anda pantas mendapatkan repect tersebut.

            *Teori Kuantitatif (Riset Operasi dan Ilmu Manajemen)

Riset operasi merupakan suatu metode ilmiah yang memanfaatkan ilmu antardisiplin agar dapat menyajikan hubungan-hubungan fungsional yang kompleks, seperti model matematik, untuk keperluan pengambilan keputusan secara kuantitatif dan tidak termasuk masalah baru untuk analisis kuantitatif.

Riset operasi tidak hanya merupakan pengambilan keputusan model untuk memecahkan masalah, tetapi juga memberikan sumbangan untuk pengambilan keputusan bagi manajer pada tingkat bawah, menengah, dan atas. Dalam dunia bisnis dan pemerintahan, riset operasi dapat dimanfaatkan untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

            *Evolusi Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen untuk masa dating adalah :

a.    Dominan

Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna

b.    Divergence

Setiap aliran melalui jalur sendiri

c.    Convergence

Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka cenderung kabur

d.    Sintesa

Masing-masing aliran berintegrasi

e.    Proliferation

Adanya kemungkinan muncul lebih banyak aliran lagi

         

Aliran teori manajemen dapat dibedakan menjadi 6 yaitu :

Aliran akuntasi manajerial

a.    Aliran ekonomi manajerial

b.    Aliran thesis organisasi

c.    Aliran hubungan manusiawi dan prilaku manusia

d.    Aliran kuantitatif (Matematik dan statistic)

e.    Aliran teknis industri

Pemikiran aliran manajemen terbagi 6 yaitu :

a.    aliran operasional dan proses manajemen

b.    aliran empiric atau kasus

c.    aliran prilaku manusia

d.    aliran system social

e.    aliran teori keputusan

f.     aliran matematik

         4. Manajemen dan Lingkungan Eksternal 

          *Definisi Lingkungan

Merupakan atas unsur-unsur diluar organisasi yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan seorang manajer

Faktor-faktor Lingkungan Eksternal Mikro dan Makro

Lingkungan External Mikro

Hubungannya : Lingkungan yang paling dekat dengan organisasi dan berpengaruh secara langsung ke dalam suatu organisasi

Supplier               =>  Penyediaan

Competitor          =>  Saingan

Custumer             =>  Langganan

·         

Lingkungan Ekternal Makro

Memberi pengaruh secara tidak langsung kepada suatu organisasi

• Teknologi

Sangat berpengaruh kepada perkembangan teknologi cepat berkembang

• Ekonomi

Dimana ekonomi ini akan membawa pengaruh pada suatu organisasi

• Sosial Budaya

Dimana social budaya ini akan membawa pengaruh di dalam suatu organisasi

Misal :

-       *  Agama

-       * Tradisi

-       *Peraturan

-       *Adat-istiadat dll

• Politik dan Hukum

Dimana politik dan hokum ini dapat merupakan ancaman dan juga dapat berupa peluang yang dapat memberikan kemudahan dalam pengurusan prosedur-prosedur tertentu.

5. Tanggung Jawab Sosial Manajer

Artinya : bahwa management harus memperhatikan dampak sosial ekonomi dalam pembuatan suatu keputusan

Tanggung jawab manager ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan seorang manager karena aspek ini merupakan syarat utama berhasilnya suatu perumusan untuk jangka panjang. Dengan demikian manager harus dituntut mengimplementasikan etika perusahaan (The Etic of Managers)

Terutama hubungannya dengan langganan, karyawan, penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lain, supplier, pemerintah dan masyarakat umum.

Etika pembinaan merupakan kewajiban seorang kepada masyarakat bagaimanapun juga etika seorang manager akan sangat mempengaruhi keputusan dan kegiatan organisasi tentunya, etika seorang manager harus berdasarkan kepada nilai atau sekandal moral yang dianggap baik dalam lingkungan suatu masyarakat.

Daftar Pustaka :

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/normal-0-false-false-false-in-x-none-x.html

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/normal-0-false-false-false-in-x-none-x_24.html

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/normal-0-false-false-false-in-x-none-x_2419.html

TUGAS dan TANGGUNG JAWAB SEORANG RESEPSIONIS



1. Menjadi Sumber Informasi (Information Centre) RC
Sasing bagi calon anggota ataupun umum.

2. Bertanggungjawab terhadap terhadap pelayanan Satu
Pintu RC setiap hari kerja yang berpusat pada Komputer Server dan tidak
meninggalkan komputer tersebut dalam keadaan bebas akses / accessible.

3. Menerima dan memproses pendaftaran anggota baru
RC dengan cara:

a. Mengecek kelengkapan berkas pendaftaran
keanggotaan calon anggota baru, berupa:

i. Surat Rekomendasi dari Ketua ESA (Asli)

ii. Slip Setoran Uang Pendaftaran (Rp.15.000,-) dan
Paket Pemula RC (Rp.20.000,-)

iii. Fotokopi Slip Setoran Uang Pendaftaran dan Paket
Pemula RC

iv. Formulir Pendaftaran Anggota RC Sasing (diisi
lengkap)

b. Jika semua berkas sudah lengkap diserahkan, Resepsionis
langsung menstempel dan menandatangani Fotokopi Slip Setoran Uang Pendaftaran
dan Paket Pemula RC untuk dibawa oleh anggota yang bersangkutan sebagai tanda
telah terdaftar sebagai anggota RC.

c. Melengkapi Formulir Pendaftaran Anggota RC
Sasing dan mengisikan data anggota bersangkutan ke file Membership Database dan
Data Anggota RC Sasing.

d. Setiap hari Rabu, Resepsionis kemudian mengambil
gambar/foto anggota baru dan diisikan ke dalam Folder Member Pictures dan file Membership
Database.

e. Mengisikan data anggota baru ke, mencetak, dan
memberikan RC Membership Card / Kartu Anggota RC Sasing kepada Anggota
Baru.

4. Menerima dan memproses permintaan peminjaman baca
koleksi pustaka Khaidir Anwar Memorial Library dengan cara:

a. Meminta pengunjung mengisi Buku Tamu Pustaka
Khaidir Anwar

b. Mengkonfirmasi ketersediaan item yang dicari
dari Database Pustaka.

c. Jika ada, menginformasikan Operator untuk
mencari item yang dimaksud.

d. Memberikan item dimaksud kepada pengunjung dan
mempersilahkan pengunjung untuk membacanya di ruang baca RC.

e. Mengawasi, menerima kembali item yang dipinjam dan
menvalidasi aktifitas peminjaman dengan mengisi checklist di file Buku Tamu
Pustaka.

f. Jika pengunjung ingin menfotokopi item tersebut
dan jika item dimaksud boleh untuk difotokopi, Resepsionis akan mengisikan data
permintaan tersebut ke dalam Buku Tamu Pustaka dan meminta pengunjung untuk
menjemput bahan yang telah fotokopi satu atau dua hari kemudian.

g. Untuk biaya fotokopi koleksi pustaka mulai dari
Rp 5000,- keatas, pengunjung diminta untuk menyetorkan biaya tersebut ke
rekening Resouce Centre di BPD kantor kas Unand

5. Menerima dan memproses permintaan Bebas
RC/Pustaka Jurusan (RC Clearance) dengan cara:

a. HANYA
menerima permohonan RC Clearance yang sudah memenuhi semua persyaratan.

b. Memastikan anggota pemohon sudah menyelesaikan
segala urusan dan utang piutang yang berkaitan dengan RC dengan mengecek track
record kegiatan anggota pemohon di file Membership Database dan Buku Tamu
Pustaka.

c. Jika sudah bersih (clear), mengisikan
nama dan nomor BP anggota bersangkutan ke dalam formulir Permintaan Bebas RC
(RC Clearance) untuk kemudian diletakkan ke meja Koordinator RC.

d. Setelah menerima SK RC Clearance dari
Koordinator, memberikan satu rangkap kepada anggota termohon dan menyimpan satu
rangkap lagi ke dalam file cabinet khusus RC Clearance.

6. Melayani permintaan akses komputer dengan cara:

a. Jika yang bersangkutan bukan anggota atau belum
membeli paket akses Komputer RC, menjelaskan mengenai keanggotaan dan berbagai
akses paket yang ditawarkan RC serta meminta calon pengguna melalui prosedur
registrasi dan pembelian paket akses terlebih dahulu.

b. Mempersiapkan List of Computer Bookings bagi
anggota yang ingin memesan penggunaan komputer terlebih dahulu pada jam/waktu
tertentu.

c. Jika pengguna adalah anggota yang sudah diberi
akun sendiri oleh Koordinator dan waktunya bukan waktu yang telah dipesan
sebelumnya oleh pengguna lain, meminta pengguna untuk mengisi Buku Pengguna
Komputer RC dan mempersilahkan anggota pengguna untuk login dengan
akunnya sendiri.

d. Jika terjadi antrian atau jika waktu yang telah
dipesan oleh seorang anggota lain sebelumnya telah tiba, memperingatkan pengguna
dengan waktu terlama (minimal 1 jam) untuk logout dalam waktu maksimal 5 menit
atau, jika masih belum, menutup akses pengguna terlama tersebut.

e. Menvalidasi penggunan komputer dengan mengisikan
waktu keluar anggota pengguna pada Buku Pengguna Komputer.

7. Menerima permintaan akses printing pengguna
komputer dengan cara:

a. Memberikan kertas sejumlah permintaan si
pengguna sesuai dengan alokasi akses printingnya. Untuk memastikan alokasi dan
jumlah sisa akses printing, Resepsionis bisa melihatnya dari track record
anggota bersangkutan dari file Buku Pengguna Komputer RC atau Membership
Database.

b. Mengecek hasil printing dan menuliskannya dalam
file Buku Pengguna Komputer RC.

c. Memberitahu jumlah sisa akses printing yang
dimiliki anggota pengguna.

Pelayanan Pada Pelanggan
Pernahkan anda merasakan pelayanan yang memuaskan misalnya di Bank, di Kantor Pemerintah, di Tempat pembayaran Listrik, atau Telepon atau mungkin di supermarket? Apa yang anda rasakan dan anda lihat? Apakah pelayanan yang disediakannya lebih cepat, lebih tepat, lebih hemat, lebih sehat, sehingga memberikan kenikmatan dan
kepuasan tertentu? Fasilitas apa yang dapat anda nikmati? Bila semua pelayanan yang diberikan memuaskan pelanggan maka disebut pelayanan prima. Pelayanan prima muncul apabila kualitas pelayanan memenuhi kepuasan konsumen.
Peta persaingan global dan komitmen tehadap pelanggan akhirakhir ini sangat populer. Untuk memenuhi pelayanan prima, perusahaan harus memberikan pelayanan secara berkelanjutan.
Harapan Pelanggan
Ada 4 harapan pelanggan, yaitu:
(1) Kegunaan, yaitu kebutuhan dan manfaat produk barang dan jasa.
(2) Kinerja, yaitu seberapa besar produk atau jasa dapat memenuhi kegunaan produk itu sendiri.
(3) Harga , yaitu besaarnya uang dan pengorbanan yang harus dibayar konsumen untuk produk tersebut.
(4) Penyajian produk barang dan jasa

Pengertian dan Fungsi Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund)

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).

Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Tabel 1-1 memperlihatkan contoh bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher ). Tabel 1-2 memperlihatkan contoh kas kecil (petty cash record).

Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedur rapat berkaitan erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat

Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.

b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat

Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.

c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin.

d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat

Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat

Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

g. Mencatat Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notulis harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.

h. Pendistribusian Hasil Rapat

Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.